En un almacén se recibe y se traslada mercancía, pero no solo eso, administración de un almacén conlleva la planeación del almacenamiento, abastecimiento y control del inventario. El reinventarnos constantemente nos lleva a obtener formas de gestionar el almacén, las cuales nos ayudan a reducir costos, ahorrar tiempo e incrementar los ingresos y la satisfacción de los clientes.
Por ello que les presentamos algunos retos en la administración de inventarios, que nos ayudarán a trabajar de una manera más eficiente y confiable:
Exceso de inventario
Muchas veces pasa, cuando se almacena inventario de un solo canal, se puede sobrepasar el nivel aceptado, lo cual ocasiona que la mercancía acumulada genere un gasto, que un ingreso.
El utilizar almacenes omnicanal, ayuda a reducir el inventario total, lo cual brinda mayor visibilidad y simplifica la preparación de pedidos.
Falta de espacio
El no contar con espacio suficiente, causa que la mercancía se acumule de manera inadecuada, lo cual puede producir accidentes laborales, pérdida de tiempo en encontrar los productos y que éstos pierdan su calidad.
Para aprovechar el lugar, se debe mejorar los sistemas de almacenamiento, las rutas de selección predeterminada y los diseños de espacios, en la zona de recepción. Maximizar el espacio incrementa la eficiencia de las operaciones de recolección y embalaje, reduce los costos operativos y los costos de inventario.
Poca trazabilidad y conectividad
Gracias a los avances tecnológicos, podemos saber quién fabricó la materia prima, quién la transportó, a que lote pertenece, así como sus responsables.
La pérdida de controles de las mercancías puede ocasionar graves problemas. Gracias a los nuevos software, aplicaciones y herramientas, la conectividad dentro y fuera de almacén puede maximizarse y ayudar a la planeación y ejecución de la cadena de suministros.
La administración del almacén (WMS) hace mucho más sencillo y transparente el proceso de cumplimiento de pedidos.
Exceso de procedimientos
Esto abarca desde operaciones extras, reprocesos y manejos innecesarios derivados errores, sobreproducción o insuficiencia. Al eliminar los pasos innecesarios u obsoletos, los procesos se vuelven ágiles y rápidos, lo cual mejora la experiencia del cliente, los ingresos y los márgenes.
Incorrecta administración del tiempo
No conocer con precisión la localización de los productos trae grandes repercusiones ya que produce perdida de tiempos y retrasos en la cadena de suministros.
Actualmente encontramos herramientas tecnológicas que nos ayudan, tales como el código de barras, los sistemas de administración de pedidos, entre otros, los cuales brindan información sobre inventarios y sus ubicaciones en tiempo real para evitar retrasos en repetir actividades y reducen los tiempos de ejecución.
Inventario y surtidos inexactos
Tener mercancías en exceso o en menor cantidad puede traer problemas, ya que la final se puede traducir en gastos de almacenamiento.
Para evitar inconveniente de un registro manual incorrecto y falta de rastreo de la mercancía, se recomienda un software de administración de inventarios que ayude a crear surtidos precisos y transparentes que coincidan con las órdenes de compra.
Retrasos en la recolección
Para optimizar el proceso de recolección e ingreso de mercancía se recomienda evitar realizar de manera manual, lo mejor es usar scanner que ayuden a obtener una lectura actualizada del inventario.
Con los sistemas de administración de almacenes, se pueden establecer rutas de recolección eficientes que ayuden en los tiempos de respuesta más cortos y una mayor productividad de los colaboradores.
Productos dañados o producto no conforme
El presentarse algún daño en la mercancía genera un costo en las operaciones de almacenamiento. Para evitar que esto suceda se aconseja paletizar la carga, como también contar con instalaciones seguras, iluminadas y limpias lo cual no sólo protege al colaborador, sino también la mercancía.
Problemas de capital humano
La falta de capacitación e integración de los colaboradores puede generar atrasos en toda la cadena, hacerla ineficiente y provocar gastos en retrocesos. Es por ellos que los colaboradores deben ser constantemente capacitados en administración de almacenes y sus indicadores de claves de desempeño.
Buenas prácticas en la administración de un almacén
Dada la importancia de la cadena de suministro en la experiencia del cliente, existen algunas actividades recomendadas para mejorar la administración y operación de almacenes:
- Diseñar un programa de cumplimiento de proveedores, lo cual ayuda a mejora la relación entre una compañía y sus proveedores en cuanto al manejo de productos y tiempos de transporte.
- Establecer un programa de notificaciones electrónicas, simplifica las operaciones en almacén, la planeación de la mano de obra y la satisfacción del cliente.
- Realizar ciclos de conteo de inventario en vez de un conteo regular, hace más eficiente la medición del inventario, lo cual evita interrumpir o detener las operaciones.
- Utilizar la técnica de cross docking permite que la mercancía se traslade directamente desde la planta del proveedor hasta el cliente sin almacenamiento, lo que ayuda a optimizar los tiempos.
- Implementar el dynamic slotting hace posible cambiar continuamente la ubicación de los productos dentro del almacén de acuerdo con la demanda.
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